5 tipov a trikov pre marketing tvojich podujatí

Nielen kvôli „sociálnemu odstupu“, ktorý v dôsledku pandémie sťažoval organizovanie podujatí, sa sezóna podujatí vracia v plnej sile. Ľudia sa doslova tešia na to, že opäť stretnú kolegov z odvetvia, spoznajú nových, budú diskutovať o odborných témach alebo si jednoducho len pokecajú. To je dobré, avšak vedie to k určitému prebytku podujatí – je ich totiž pomerne veľa. Ako teda prilákať čo najviac hostí? Máme pre teba 5 tipov na úspešný marketing podujatí.

1 | Základ: webová stránka

Ak niekde v lese spadol strom a nikto o tom neinformoval, naozaj spadol? Túto otázku z oblasti komunikačných vied možno ľahko aplikovať aj na tvoju akciu. Ak sa niekde koná tvoja akcia a nikto o nej nevedel, naozaj sa konala? Alebo inak povedané: ako smutní sú organizátori, keď musia sami vyprázdniť bufet?

Prvým krokom k dobre navštevovanej akcii je teda webová stránka! Všetci to poznáme z vlastnej skúsenosti: keď sme počuli o nejakej akcii, ale nemôžeme nájsť jej webovú stránku, príde nám to veľmi záhadné. Možno som sa zle vypočul alebo si to zle zapamätal?

Nebojte sa, nemusí ísť o nákladnú webovú stránku, stačí, ak na nej budú rýchlo a jednoducho viditeľné všetky dôležité informácie a prípadné novinky. Medzi tieto body patria:

• Kde a kedy sa podujatie koná.
• Kedy to presne začína (vstup, panelové diskusie, špeciálne vystúpenia) – práve tieto informácie návštevníci najčastejšie vyhľadávajú tesne pred začiatkom podujatia.
• Ako prebieha registrácia (možno existuje dokonca vlastná aplikácia na stiahnutie, alebo aspoň odkaz na osobnú registráciu či odkaz na stránku udalosti na Facebooku).

Webové stránky ako táto si zvyčajne môžeš vytvoriť sám „in-house“ alebo ich nechať zrealizovať agentúrou. Vytvorenie stránky si najlepšie zaradíš na začiatok svojho zoznamu úloh súvisiacich s podujatím, pretože táto adresa by už mala byť uvedená na všetkých nasledujúcich reklamných materiáloch.

2 | Najjednoduchšie: využiť vlastné komunikačné prostriedky

Najjednoduchší a pravdepodobne aj najefektívnejší spôsob, ako informovať svojich existujúcich zákazníkov o vašej akcii, sú už existujúce komunikačné kanály. Existujú snáď pravidelné newslettery, v ktorých by ste mohli akciu oznámiť už v dostatočnom predstihu? Je možné umiestniť jeden či dva oznamovacie príspevky do feedu vašej stránky na sociálnych médiách? Vydáva sa snáď zákaznícky magazín, v ktorom by sa tejto udalosti dalo venovať dokonca jednu alebo dve strany? Dôležité je tu nepreháňať to. Áno, podujatie je dôležité, avšak ak ho budete mesiace v každej komunikácii spomínať nespočetnekrát, mohlo by to viesť k určitej únave, najmä ak sa niektorí zákazníci už dávno prihlásili. 

Aby sme sa ešte raz vrátili k veľmi dôležitému bodu „včasné oznámenie“, tu platí, že čím skôr, tým lepšie, pretože, ako už bolo spomenuté na začiatku, v kalendári podujatí panuje veľká konkurencia. Ak je podujatie už červeným krúžkom označené v ročnom kalendári zákazníka, máte vyhraté. Ak si toto miesto už zabezpečil niekto iný, bude to ťažké (pozri „bufet, kde si každý obsluhuje sám“).

3 | Najzložitejšia časť: osloviť nových ľudí

Samozrejme, tešíme sa, keď na našej akcii vidíme známe tváre. Avšak aj nové tváre nás posúvajú v podnikaní ďalej. Týchto potenciálnych návštevníkov podujatia samozrejme neoslovíme prostredníctvom vlastných CRM kanálov (t. j. prostredníctvom starostlivosti o existujúcich zákazníkov). Keďže získavanie nových zákazníkov je veľmi rozmanitá oblasť a presahovalo by rámec tejto krátkej podkapitoly, povedzme len toľko: Kto by mohli byť potenciálni noví zákazníci a ako ich oslovím? Nezáleží na tom, či ich oslovím špeciálnym cielením prostredníctvom reklám na sociálnych médiách alebo takticky premyslenými kampaniami typu „out-of-home“ (pozrite si naše články na túto tému Vonkajšia reklama), ak neviem, kto by mal byť potenciálnymi návštevníkmi, bude to zložité, nákladné a je malá šanca, že sa pri vstupe vytvoria dlhé rady. 

4 | Najvyššia liga: Osobné pozvánky

Vráťme sa späť k téme rezervácie miesta v kalendári podujatí na rok 2025. Ak zvažuješ, koľko ti môže verný zákazník priniesť nielen finančne, ale aj osobne, nešetrite pri tvorbe Pozvánky. Práve tu sa môžete naozaj kreatívne vyžiť a vybrať si kvalitné materiály, ktoré ladia s témou. Už samotné otvorenie pozvánky by malo byť zážitkom; vďaka personalizácii sa čitateľ/čitateľka cíti ocenený/á a nedovolí, aby toto tlačové (umelecké) dielo hneď skončilo v koši na papier.

Ak si možno sám/sama nie si tou správnou osobou na navrhovanie takýchto pozvánok, určite sa vo tvojej firme nájdu zamestnanci, ktorí by to radi prevzali. Ak tomu tak nie je, aj pre túto príležitosť existuje množstvo Agentúry vo vašom okolí, ktoré vám aktívne pomáhajú. A ešte raz: Osobné pozvánky by sa nemali zanedbávať kvôli nákladom, na to sú jednoducho príliš dôležité!

5 | Rozohrev: Pohľad do zákulisia

„Ľadová socha v životnej veľkosti a požierači ohňa už dorazili“. Aj keď nejde vždy o takéto atraktívne novinky pre verejnosť, stojí za to o nich informovať prostredníctvom sociálnych médií. Keď už hovoríme o sociálnych médiách – práve pri podujatiach sa oplatí vytvoriť stránku podujatia na Facebooku. Návštevníci tu môžu byť vždy v obraze, nadväzovať kontakty, zistiť, kto ešte potvrdil účasť (keby nebola tá málo užitočná, ale často používaná možnosť „možno“ medzi možnosťami potvrdenia účasti) a včas dostať pripomienku o podujatí. Takáto stránka na Facebooku síce nemala úplne nahradiť webovú stránku, ale v každom prípade ju môže doplniť.

Pohľad do zákulisia môže vždy znovu vzbudiť záujem o podujatie. Ak bol napríklad pozvaný veľmi zaujímavý rečník alebo objednaný exkluzívny catering, sú to novinky, ktoré majú určitý význam nielen pre tých, ktorí sa už prihlásili, ale aj pre tých, ktorí sa ešte nerozhodli. A áno, ľadové sochy a požierači ohňa samozrejme nikdy nie sú na škodu…