Plánovanie firemných osláv – aby boli nezabudnuteľné!
Presne o to ide: naplánovať nezabudnuteľnú udalosť! Môžete si to „vyskúšať“ na vlastnej koži: Na čo si spomínate (najmä ak už u svojho zamestnávateľa pracujete dlhšie)? Na 24. koordinačnú poradu? Alebo na firemné oslavy, kde ste sa konečne mohli vo voľnejšej atmosfére porozprávať s kolegami a nadriadenými a stráviť príjemný čas?
Hoci firemné oslavy zohrávajú v kariérnej dráhe taký dôležitý význam, ich plánovanie sa často odohráva skôr okrajovo. Obrovské úlohy sa teda musia riešiť popri každodennom pracovnom zaťažení, čo je škoda, pretože, ako už bolo spomenuté, firemné oslavy sa môžu stať skutočnými míľnikmi v kariérnej dráhe spoločnosti. Niektoré veci však nemožno zmeniť, čo však môžete zmeniť, je efektívne zvládnuť plánovanie a najlepšie sa vyhnúť chybám, ktoré už predtým urobili iní. Tu prichádza do hry náš článok o plánovaní firemných osláv!
Druh oslavy – čo vlastne oslavujeme?!
Táto otázka je síce triviálna, ale predstavuje solídny základ pre úspešné plánovanie. Výročie firmy, uvedenie produktu na trh, teambuildingová akcia alebo každoročná vianočná oslava? Čo vlastne oslavujeme? V závislosti od toho sa dajú určiť kľúčové aspekty, ako napríklad miesto konania a počet účastníkov. Pri teambuildingových podujatiach je často dobré „proste vyjsť von“ – myslenie „mimo rámca“ totiž nefunguje vždy uprostred toho rámca, teda vo vlastných kancelárskych alebo firemných priestoroch. Ak sa majú pozvať napríklad aj rodiny zamestnancov, je potrebný jednoducho väčší priestor na aktivity, zatiaľ čo uvedenie produktu na trh sa dá osláviť aj vo vlastných priestoroch s trochou prípravy a kreativity.
Kto oslavuje s kým?
V závislosti od príležitosti je možné začať s prípravou zoznamu hostí. Tu by mala prebiehať úzka koordinácia so všetkými zúčastnenými stranami – pretože nič nie je trápnejšie, ako jednoducho zabudnúť na určitých zamestnancov, teda ich nepozvať. Majú sa na oslavách zúčastniť len interní zamestnanci, alebo aj externé osoby? Napríklad obchodní partneri alebo rodiny zamestnancov? V závislosti od počtu účastníkov je možné vybrať miesto konania.
Ako oslavujeme?
Často si ľudia myslia, že stačí pár pohárov, tanierov a malých chuťoviek, veď ľudia sa predsa chcú len spoločne zabaviť. Aby takéto usporiadanie viedlo k vydarenej oslave, je pravdepodobne potrebný veľmi skúsený „oslávkový tím“, čo znamená, že to funguje len vo veľmi zriedkavých prípadoch… Radšej plánuj vo veľkom a zoznam podujatí potom skráť. Nevynechávaj žiadne nápady a predovšetkým daj voľný priechod svojej kreativite:
- Motto?
- DJ / živá hudba?
- Vystúpenia na pódiu?
- Kabaretisti/moderátori/motivační rečníci?
- Kulinárstvo?
- Miesto konania podujatia?
- Vybavenie a ponuka?
Možno by sa z toho dalo hneď urobiť aj sviatok s:
- prehliadka napríklad v pivovare
- spoločná práca napríklad na pretekoch s mydlovými krabicami
- výlet s osobitnými výzvami
- Spoločné kulinárske podujatie
Dobre si premysli, aký zábavný program sa hodí pre tvojich hostí. Najlepšie sa poraď s príslušným vedením tímu, čo je vhodné pre ktorých zamestnancov. Ak plánuješ pre externých hostí, malo by sa tiež zvážiť, čo je vhodné. Stručne povedané: Všetko je možné, aspoň dovtedy, kým nebudú stanovené rozpočtové limity (tento „rušivý faktor“ sme preto zámerne umiestnili na koniec tohto článku, takpovediac ako kaziteľa nálady).
Pozývajte, pozývajte, pozývajte
Zatiaľ čo pravdepodobne takmer všetci čakajú na vianočný večierok, ktorý je teda pevnou súčasťou každého roka, pri špeciálnych „jednorazových“ podujatiach je potrebné siahnuť trochu hlbšie do komunikačnej skrinky. Aj tu to opäť závisí od toho, čo presne sa oslavuje. Napríklad poštou zaslaná, dizajnovo prepracovaná pozvánka môže dodávať uvedenie produktu na trh oficiálnejší charakter. Pre teambuildingovú akciu možno postačí e-mail, pozvánka na stretnutie a oznam vyvesený na viditeľnom mieste v kancelárii, v priestoroch firmy alebo v kuchynke.
Ako to celé zorganizovať?
Tu sa dostávame k vlastne najzložitejšiemu bodu, resp. k bodu, ktorého sa pravdepodobne obáva väčšina organizátorov, a to k samotnému plánovaniu! Dobrý tip, ktorý však môže byť zároveň aj zlý: Možno máte kolegov, ktorí už v minulosti mali na starosti plánovanie firemných osláv, nadobudli pri tom skúsenosti a môžu ich odovzdať ďalej. Nemusíte, takpovediac, začínať od nuly. To je však zároveň aj negatívna stránka celej veci, pretože by ste nemali 1:1 kopírovať staré vzory plánovania. Nové nápady môžu do osláv vniesť svieži vietor – ak sa napríklad tá istá lokalita zvolila už po x-tý raz, možno by bol čas na niečo nové?
Môže sa tiež oplatí popýtať sa medzi kolegami, či sa nenájdu motivovaní dobrovoľníci. Často sú to práve tí zamestnanci, od ktorých by ste to najmenej očakávali, ktorí sa náhle ukážu ako skvelí organizátori a s obrovským nasadením naplánujú, zorganizujú, zrealizujú a urobia z oslavy nezabudnuteľný zážitok.
„Rušivý faktor“ – rozpočet
Nakoniec je samozrejme pre plánovanie rozhodujúci aj rozpočet. Ak si teda môžete dovoliť len kabaretistu/kabaretistku, ale na jedlo ani vianočné darčeky už nezostanú prostriedky, rozpočet by mohol byť nesprávne rozdelený – a kolegovia a kolegyne budú takmer určite frustrovaní (pokiaľ ten kabaretista/kabaretistka nie je naozaj veľmi zábavný/zábavná). Konzultácia s finančným oddelením môže priniesť nielen jasnosť, ale aj potenciál na úspory – sú snáď niektoré časti oslavy alebo hneď celá akcia daňovo odpočítateľné?
Celkovo vzaté, dobrá príprava môže ušetriť čas, ktorý je možné priamo využiť na príjemné stránky plánovania: rozvíjať nápady a kreativitu a ako organizátor si užívať všetky vavríny a chválu!
