Druhy podujatí: Od konferencií až po svadby

Či už ide o svadby, kongresy, večierky alebo malé recepcie – bez ohľadu na to, aké veľké a rozsiahle to má byť, hneď na začiatku by ste si mali vždy položiť tie isté otázky: Aký je kontext mojej akcie? Koľko ľudí pozvem? Kedy sa to celé uskutoční? A kde podujatie zorganizujem? Pred plánovaním by sme si teda mali položiť otázku o zmysle podujatia a nezačať s ním hneď bez rozmyslu. Alebo to povedzme takto: Podujatia, do ktorých sme sa pustili bez plánu, spoznáme väčšinou celkom rýchlo…

Aby sme ti trochu pomohli s rozhodnutím, zostavili sme pre teba zoznam niektorých typov podujatí. Nazvime to „čo si vyberieš?“ vo svete podujatí.

Večerné podujatia a večierky (gala/plesy/večierky)

Triviálny, ale pre podujatie predsa len charakteristický je fakt, že večerné podujatia, či už ide o formálnu slávnosť, ples alebo neformálnu párty, sa konajú večer. Zvyčajne sa na ne berú sprievodné osoby (dobrovoľne alebo nedobrovoľne), čo výrazne ovplyvňuje počet účastníkov. V závislosti od formy večerných podujatí sú plesy a galavečery (áno, naozaj sa to volá galavečery) z hľadiska organizácie o niečo náročnejšie v porovnaní s párty.

Zatiaľ čo pri plesoch a galavečeroch sa kladie dôraz na kvalitné materiály pri Pozvánky, Jedálne lístky a Deko stačia na večierkoch často už Letáky, Nálepky a papierové taniere.

Výstavy a veľtrhy

Z obchodného hľadiska je tu možné nadviazať množstvo nových kontaktov a prezentovať svoju firmu alebo produkt širokej, väčšinou veľmi zainteresovanej verejnosti. Návštevníci prichádzajú, takpovediac, s túžbou spoznať niečo nové. Na jednej strane to uľahčuje situáciu, na druhej strane však, žiaľ, nie ste sami, a preto by ste sa mali včas postarať o správne vybavenie svojho veľtržného stánku starať sa. 

Možné prostriedky na cielené nasmerovanie davov návštevníkov k vlastnému stánku: Pulty, Vlajky, Svetelné stĺpy, Stany/pavilóny a množstvo ďalších Propagačné materiály. Je totiž potrebné naplniť obľúbené tašky z veľtrhu vlastnými materiálmi, skôr než to urobí niekto iný. Tu sa dá byť aj trochu kreatívnejší, piate pero už za určitých okolností nemusí vyvolať ten veľký „wow“ efekt.

Osloviť všetkých návštevníkov podujatia

Samozrejme, tešíme sa, keď na našej akcii vidíme známe tváre. Avšak aj nové tváre nás posúvajú v podnikaní ďalej. Týchto potenciálnych návštevníkov podujatia samozrejme neoslovíme prostredníctvom vlastných CRM kanálov (t. j. prostredníctvom starostlivosti o existujúcich zákazníkov). Keďže získavanie nových zákazníkov je veľmi rozmanitá oblasť a presahovalo by rámec tejto krátkej podkapitoly, povedzme len toľko: Kto by mohli byť potenciálni noví zákazníci a ako ich oslovím? Nezáleží na tom, či ich oslovím špeciálnym cielením prostredníctvom reklám na sociálnych médiách alebo takticky premyslenými kampaniami typu „out-of-home“ (pozrite si naše články na túto tému Vonkajšia reklama), ak neviem, kto by mal byť potenciálnymi návštevníkmi, bude to zložité, nákladné a je malá šanca, že sa pri vstupe vytvoria dlhé rady. 

Festivaly ako špičkové podujatia

Na rozdiel od malých recepcií sú festivaly takmer majstrovskou triedou v oblasti organizovania podujatí. Návštevníci síce tiež stoja, ale to je pravdepodobne jediná spoločná črta, pretože festival sa v závislosti od veľkosti môže stať skutočne obrovskou organizačnou úlohou. Tu síce môžu stačiť pódové bannery a stojany, ale ak sa očakáva niekoľko tisíc hostí, je Zoznam výrobkov rýchlo nahor otvorené.

Pripravené na výročie spoločnosti

Oslava výročia je takmer osobná záležitosť. Zamestnanci, spolupracovníci a dôležití zákazníci – to je vlastne všetko. Oslavuje sa takpovediac sám seba a aby si to človek čo najdlhšie pamätal, je dôležité vybrať si správny Tovar nesmierne dôležité. Takto je možné pri príležitosti 30. výročia vyjadriť obdiv nad Odznak k 10. výročiu kolegyňu pri susednom stole.

Oslava lásky dvoch ľudí

Názov „Masterclass“ bol síce doteraz udeľovaný festivalom, svadby sa však z hľadiska organizácie dajú s festivalmi celkom porovnať. Hoci sa na nich zvyčajne zúčastňuje menej ako „tisíce“ hostí, často to tak vyzerá. Práve pri svadbách platí: peniaze niekedy nehrajú žiadnu úlohu, nesmie chýbať nič a ak Informačná tabuľka ak sa šípka smerujúca k „bufetu“ náhle ohnula alebo sa na nej rozmazal nápis, úroveň drámy rýchlo stúpne do nebeských výšok.

Konferencie a kongresy

Tu sa stretávajú odborníci, niekedy dokonca s medzinárodnou účasťou, a to na jeden až niekoľko dní. Ľudia sem prichádzajú, aby si niečo odniesli. Aj keď sa to skôr obmedzuje na obchodné hľadiská, predsa len aj Bloky, Zložka, Brožúry alebo Zložky treba zohľadniť – tieto by sa teda mali nechať vyrobiť v rámci brandingovej koncepcie konferencie/kongresu.

Posilnenie vlastného tímu

Posilniť súdržnosť, lepšie sa spoznať, zabaviť sa. To sú základné piliere firemných podujatí. Možností, ako tieto medziľudské väzby posilniť, je nespočetne veľa. Môže ísť o popoludnie plné rôznych športových hier, ale môžete aj spoločne variť. Na čo sa teší takmer každý, bez ohľadu na typ podujatia, sú spomienky ako Tričká alebo Bundy. 

Prezentácia nových produktov

Je to vec vkusu, ako chceš prezentovať nové produkty alebo úspechy. Od moderovania celebritami až po malé uvedenia produktov na týždenných stretnutiach, od svetelných a laserových šou až po prezentáciu v PowerPointe. Či chceš veľký úder, alebo nie, je len na tebe. Veľkosť podujatia je však samozrejme rozhodujúcim faktorom pre jeho prípravu. Od plagáty umiestnené vo vnútorných priestoroch až po Kampane v exteriéri Všetko je možné.

Semináre a workshopy

Odovzdávanie vedomostí – to je v skratke. Práve v menšom kruhu je tento tok informácií najúčinnejší, za predpokladu, že sú k dispozícii vhodné priestory a príprava. Dôležité sú prestávky, rovnako ako občerstvenie. Hoci existuje možnosť organizovať semináre a workshopy aj online vo forme webinárov, osobný kontakt prináša svoje výhody. Veľmi záleží na rozsahu a témach; napríklad na dvojhodinové semináre by nemuseli cestovať všetci zamestnanci z iných regiónov. Kto však už niekedy strávil viacdňový workshop na diaľku pred obrazovkou, určite by uprednostnil cestu na miesto konania.

Ak organizujete „offline“ seminár, môžete zvážiť výrobu „offline“ materiálov, ako napríklad Kuličkové pero, Zložky, Bloky alebo dokonca celé Brožúry všetko, čo sa týka daných odborných oblastí.

Deň otvorených dverí

Ako už názov napovedá, návštevníkov pozývate do každodenného pracovného života. Môže sa to týkať školského prostredia, ale aj kancelárií, výrobných hál alebo výskumných zariadení. Ide takpovediac o malé PR podujatia, pri ktorých môžete ponúknuť autentický pohľad do zákulisia. Aby ste tento zážitok trochu predĺžili, môžete prostredníctvom reklamných darčekov a drobných pozorností odovzdať kúsok týchto zážitkov a zanechať tak dobrý dojem, čím sa dostanete aj do každodenného života návštevníkov.